MENGURUS MESYUARAT DENGAN BERKESAN

Tujuan Mesyuarat

Mesyuarat adalah merupakan satu perkara yang sangat penting dalam kita berorganisasi, kepentingannya telah tercatat di dalam firman Allah S.W.T. dalam surah Ali-Imran ayat 159 yang bermaksud;[KLIK] 

“Dan bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan itu dan apabila engkau telah berazam, maka bertakwalah kepada Allah.”

Melalui mesyuarat akan berlakunya komunikasi dua hala di antara tiga individu atau lebih dalam situasi formal yang tercatatnya segala hasil perbincangan yang direkodkan. Mesyuarat diadakan dengan tujuan untuk bertukar-tukar fikiran dan pendapat, menyelesaikan masalah berbangkit, membuat keputusan, memberikan maklumat dan mendapatkan maklumat daripada pelbagai pihak bagi mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi. Semua itu tidak dapat dilaksanakan hanya dengan bersembang atau pertemuan tidak formal.[KLIK]

Persiapan Awal Mesyuarat

Bagaimana kita dapat mengendalikan pengurusan mesyuarat yang berkualiti? Di antara perkara yang perlu diberikan perhatian adalah perlunya ada objektif dan agenda yang jelas. Kehadiran ahli mesyuarat diberikan maklumat terlebih dahulu supaya berlakunya ‘homework’ dan ‘research’ bagi memastikan mereka hadir ke mesyuarat dengan persediaan maklumat yang sebaiknya. 

Keduanya, mesyuarat dan ahli mesyuarat menghargai masa yang bernilai dengan memulakan dan menamatkan mesyuarat seperti mana masa yang ditetapkan. 

Ketiganya, kemudahan fizikal seperti kerusi, meja, papan putih, kertas, pensil, Pemancar LCD dan sistem siaraya telah disediakan dengan sebaiknya. 

Keempat, notis mesyuarat dihantar kepada ahli mensyuarat tidak kurang daripada 14 hari atau tempoh yang ditetapkan daripada tarikh mesyuarat. Ini bertujuan untuk memberikan ruang kepada ahli mesyuarat merancang masa mereka untuk menghadiri mesyuarat.[KLIK]

Kelimanya, perbincangan di dalam mesyuarat dilaksanakan secara positif. Kerana itulah, mesyuarat dimulakan dengan membaca surah Al-Fatihah dengan harapan Allah memberikan hidayah kepada seluruh ahli mesyuarat agar ianya diberikan petunjuk.[1][2]

Keenam, pengerusi perlu memainkan peranan yang sebaik dan sewajarnya. Pengerusi bukan sahaja bertindak membuka dan menutup majlis tetapi perlu bijak mengendalikan mesyuarat dalam apa jua keadan. Pengerusi mesyuarat perlu tabah, berlapang dada, berani untuk menegur dan memberikan peringatan kepada ahli mesyuarat, berani untuk membuat keputusan dan meraikan semua ahli mesyuarat semasa perbincangan diadakan

Ketujuh, minit mesyuarat yang disediakan adalah tepat sama ada isi kandungannya, kehadiran ahli mesyuarat dan keputusan yang telah dicapai. Tidak berlakunya isu minit sengaja diubah kerana kepentingan tertentu melainkan kesilapan dan kesalahan ejaan yang tidak disengajakan. Bagi memastikan bahawa minit tidak ‘cacat’ maka ianya perlu disahkan oleh pengerusi sebelum ianya dicetak dan diedarkan semasa mesyuarat.[KLIK]

Kelapan, setiausaha perlu menjalankan mesyuarat dengan berkesan. Perjalanan mesyuarat adalah di bawah pengendalian dan pengawasan Setiausaha yang akan ‘sibuk’ sebelum, sedang dan selepas mesyuarat. Kerana itu, setiausaha bukanlah calang-calang individu yang mampu mengisi jawatan ini.

Kesembilan dan perkara yang penting selepas mesyuarat iaitu mengambil tindakan susulan selepas mesyuarat diadakan. Tidak ada gunanya mesyuarat yang berkualiti tanpa tindakan susulan yang berkesan.

Sikap Ahli Mesyuarat

Ahli mesyuarat perlu berdisiplin dan mematuhi tatasusila mesyuarat. Perkara yang paling utama adalah tidak lewat untuk hadir ke mesyuarat. Jika terlewat disebabkan halangan yang tidak dapat dielakkan maka maklumkan kepada Pengerusi ataupun Setiausaha tentang kelewatan tersebut agar ia di dalam makluman. 

Keduanya, jangan mengganggu perjalanan mesyuarat dengan apa jua aktiviti termasuklah membuat panggilan telefon, menonton youtube atau video semasa mesyuarat dan berbual-bual semasa mesyuarat diadakan. 

Ketiganya, tidak meninggalkan bilik mesyurat tanpa sebab melainkan mendapat keizinan Pengerusi mensyuarat. 

Keempat, elakkan duduk atau bersikap yang menunjukkan sikap kurang minat dengan perjalanan mesyuarat. 

Kelimanya, memberikan perhatian kepada perbincangan di dalam mesyuarat. 

Keenam, berusaha untuk mencari jalan penyelesaian dalam isu-isu yang dibangkitkan secara positif dan elakkan bersikap negatif. 

Ketujuh, cuba untuk berperanan sebagai ahli mesyuarat, bukan sekadar menjadi ‘penumpang’ sepanjang mesyuarat diadakan.

Peranan Pengerusi

Pengerusi mesyuarat hendaklah memahami tugasnya sebagai pengerusi. Bagi memastikan mesyuarat dapat diuruskan dengan berkesan maka pengerusi mestilah menjadi pengacara, penggerak, pemandu dan pengadil sepanjang masa. Tugas pengerusi adalah untuk menentukan bagaimana, bila bermula dan berakhirnya sesuatu mensyuarat itu. Pengerusi juga mestilah menggalakkan penyertaan ahli mesyuarat dalam perbicangan serta menghormati pendapat dan pandangan ahli yang memberikan pandangan mereka. Selain itu, pengerusi berperanan untuk menjaga disiplin mesyuarat termasuklah menentukan bahawa susunan agenda dipatuhi. Selain itu, Pengerusi bertindak untuk mengawal perjalanan masa, berhenti pada masa yang ditetapkan.

Kaedah Perbincangan Mesyuarat

Beberapa cadangan untuk memastikan perbincangan di dalam mesyuarat dapat dijalankan dengan berkesan. [KLIK]

Pertama, mulakan perbincangan dengan mengemukakan sesuatu isu. Ia perlu untuk memandu arah perjalanan mesyuarat dan tidak membuang masa dengan perbincangan yang diluar tujuan mesyuarat. 

Keduanya, menjemput dan meminta pandangan ahli mesyuarat yang terlibat secara langsung terhadap isu yang diperbincangkan pada agenda tersebut. 

Ketiga, menjemput penjelasan isu dari ahli-ahli mesyuarat dengan pandangan mereka.

Keempat, memberi peluang sama-rata kepada ahli-ahli yang ingin bercakap. Ruang untuk bercakap dan melontarkan pandangan adalah hak yang diperuntukkan kepada ahli mesyuarat. 

Kelima, tidak sepatutnya berlaku halangan terhadap mana-mana ahli mesyuarat untuk memberikan pandangan mereka dan sangat digalakkan penyertaan semua ahli mesyuarat memberikan padangn mereka yang berkaitan dengan tajuk perbincangan. 

Keenam, sekiranya terdapat perkara yang tidak jelas dan kabur maka perlu dapatkan  penjelasan daripada pihak yang terbabit. 

Ketujuh, perlu menghalang perbincangan yang tidak berkaitan. Ia bukan saja tidak relevan dengan tajuk perbincangan tetapi ia juga akan membuang masa. Malah, ia akan mencetuskan perbalahan seandainya ia tidak dikawal.

Kelapan, mengawal pembahagian masa kepada ahli mesyuarat. Elakkan hanya memberi ruang masa kepada ahli mesyarat tertentu sedang ada ahli mesyuarat lain yang terasa dipinggirkan masa mereka.  

Kesembilan, kekalkan suasana harmonis dan elakkan perselisihan faham. Ia sangat penting dan pengerusi sangat berperanan untuk melaksanakan peranan ini disamping dibantu oleh semua ahli mesyuarat. 

Kesepuluh, perlu membuat kesimpulan dari semasa ke semasa berkaitan dengan perkara yang dibincangkan.[KLIK]

Penutup

Bagi memastikan mesyuarat berkesan dapat dicapai, Setiausaha perlu memastikan tugasnya sebelum mesyuarat, ketika mesyuarat berjalan dan tugas selepas mesyuarat dapat dilaksanakan dengan baik. Perkara yang dibincangkan tadi adalah merupakan satu keperluan namun kegagalan menguruskan mesyuarat akan mencacatkan usaha untuk menjadikan sesuatu mesyuarat itu berkesan.

Oleh itu, adalah sangat penting Setiausaha dilantik daripada kalangan mereka yang benar-benar dapat menjiwai peranan sebagai seorang Setiausaha. Kemahiran untuk menguruskan mesyuarat perlu dipelajari dan dipertingkatkan oleh Setiausaha. Adalah sangat digalakkan agar para Setiausaha di semua peringkat untuk memilikinya sebagai panduan dalam menjalankan tugas.

[DOA PENUTUP 1] [DOA PENUTUP 2] [DOA PAGI]