Ciri-ciri utama kerja berpasukan
Dalam dunia pengurusan moden dan korporat, 80 peratus syarikat yang tersenarai di Fortune 500menggunakan konsep kerja berpasukan. Antaranya ialah Toyota, General Electric dan FedEx.
Bagaimana kita dapat menerangkan populariti kerja berpasukan ini?
Dalam dunia pengurusan moden dan korporat, 80 peratus syarikat yang tersenarai di Fortune 500menggunakan konsep kerja berpasukan. Antaranya ialah Toyota, General Electric dan FedEx.
Bagaimana kita dapat menerangkan populariti kerja berpasukan ini?
Kajian-kajian menunjukkan kerja berpasukan telah menyerlahkan potensi dan meningkatkan prestasi apabila tugasan yang melibatkan pelbagai kemahiran, pengalaman dan penilaian digabungkan. Dalam erti kata yang lain, kerja berpasukan membantu sesebuah organisasi memaksimumkan bakat dan kemahiran anggota-anggota kumpulan.
Memahami dan mengenal pasti ciri-ciri kerja berpasukan boleh membantu pengukuhan organisasi bagi mencapai matlamat yang ditetapkan. Terdapat empat ciri utama kerja berpasukan iaitu:
1) Usaha kolektif
-Ahli dalam organisasi mesti memahami dan berkongsi pandangan tentang hala tuju dan matlamat yang hendak dicapai oleh organisasi.
-Menyedari peranan dan fungsi masing-masing boleh memberi motivasi kepada ahli untuk mengambil bahagian dalam setiap peranangan dan tindakan yang telah diputuskan.
-Bekerja bersama-sama boleh dicapai jika usaha kolektif dijadikan sebagai prinsip bekerja kerana semua kekuatan dan seumber dapat digembleng ke arah pencapaian matlamat yang satu.
2) Positif
-Setiap anggota organisasi harus melihat kerja berpasukan sebagai peluang bagi pencapaian matlamat, memenuhi keperluan hidup dan menyediakan sokongan sosial ketika berlaku krisis.
-Melihat dari perspektif positif dapat mewujudkan kejelekitan sesama ahli kumpulan seterusnya kuasa sinergi yang menggerakkan organisasi ke arah prestasi yang maksimum.
-Kesepaduan di antara peranan ahli dan prestasi akan menggalakkan idea yang lebih kreatif dan mengurangkan jurang perbezaan pendapat.
3) Kerjasama
-Cabaran besar organisasi bagi menarik perhatian anggotanya ialah mendedahkan peluang yang bakal dinikmati jika bergerak secara berkumpulan. Di peringkat awal, komunikasi yang lebih kerap sesama ahli dapat meningkatkan 'espirit de corp' untuk mereka saling kenal-mengenal seterusnya memahami aspirasi organisasi.
-Pengkayaan ilmu dan peningkatan prestasi akan lebih terserlah jika setiap anggota menyumbang kemahiran dan kepakaran masing-masing.
-Proses lengkap-melengkapi di dalam organisasi akan mewujudkan integrasi yang lebih kukuh dan menjadi teras kepada kejayaan yang lebih besar.
Kerja berpasukan melibatkan anggota-anggota organisasi yang bekerja bersama-sama ke arah matlamat yang sama. Organisasi pelajar di universiti adalah salah satu kelompok yang terurus dan sentiasa diberi bimbingan. Kemahiran dan pengalaman yang diperoleh dalam setiap program boleh membantu mereka menjayakannya pula dalam organisasi sebenar yang lebih mencabar, dinamik dan kompetetif.
Memahami organisasi dan bagaimana ia beroperasi adalah syarat asas kepada kecemerlangan kerja berpasukan. Setiap organisasi yang dibentuk, sama ada kecil ataupun besar mempunyai matlamat tertentu yang ingin dicapai. Elemen-elemen seperti penetapan matlamat, struktur, peranan dan penggunaan sumber yang cekap mesti difikirkan oleh anggota-anggota di dalam organisasi supaya setiap perancangan yang telah dipersetujui dapat dijayakan.
Model organisasi yang diguna pakai semasa di universiti boleh diserap ke dalam organisasi sebenar kerana kaedah operasinya tidak jauh berbeza. Kebanyakan organisasi moden hari ini menekankan pendakatan demokratik iaitu memberi ruang yang luas kepada komunikasi dua hala dan membuat keputusan bersama.
Bagi memudahkan organisasi pelajar di universiti menggunakan kemahiran mereka dalam organisasi sebenar, perkara yang mesti dikenal pasti ialah menentukan jenis-jenis kerja berpasukan yang ada dan biasa dipraktikkan.
Terdapat empat bentuk kerja berpasukan iaitu kumpulan pasukan pemandu, kumpulan penyelesaian masalah, kumpulan pengurusan kendiri dan kumpulan silang fungsi.
1) Kumpulan Pasukan Pemandu
-Tujuan kumpulan ini adalah untuk melaksanakan usaha penambahbaikan atau menyelesaikan masalah khusus yang wujud di dalam organisasi.
-Isu-isu penting seperti agihan kuasa, membuat keputusan, kepimpinan dan interaksi tidak menjadi masalah besar kerana ianya jelas dan mudah.
2) Kumpulan Penyelesaian Masalah
-Anggota dalam kumpulan ini berkongsi idea atau cadangan untuk meningkatkan proses kerja mereka.
-Gerak kerja setiap ahli kumpulan sangat fokus kerana tema perbincangan berkisar kepada kaedah meningkatkan kualiti, menambah kecekapan dan menceriakan suasana persekitaran kerja.
-Saiz anggota kumpulan di antara 8 hingga 10 orang dan mereka bertemu untuk membentangkan semua idea yang dikenal pasti seterusnya bergerak ke arah pencapaian matlamat organisasi.
3) Kumpulan Pengurusan Kendiri
-Hampir 70 peratus syarikat dalam Fortune 1000 mengguna pakai jenis pasukan kerja ini.
-Kaedah pelaksanaannya adalah tanpa ketua tetapi setiap anggotanya bertanggungjawab menyelesaikan tugas khusus yang diamanahkan.
-Kumpulan ini diberi kebebasan bergerak, memilih anggota sendiri dan masing-masing boleh menilai prestasi kerja tanpa ada halangan.
4) Kumpulan Silang Fungsi
-Kumpulan ini dianggotai oleh mereka yang berada dalam hirarki yang sama tetapi berbeza dalam bidang kepakaran atau kemahiran. Semua ahli dikumpulkan untuk menyelesaikan tugas khusus.
-Kelebihan kumpulan silang fungsi ialah pertukaran maklumat berlaku dengan cepat, menjana idea-idea baru, menyelesaikan masalah dan memberi ruang kepada penyelarasan tugas-tugas yang mencabar.
-Bagi setiap anggota kumpulan, cabaran utama ialah memberi kepercayaan dan kesediaan untuk berkongsi kepakaran.
-Kumpulan jenis ini banyak diguna pakai dalam industri automatif.
Teras kerja berpasukan dan dunia organisasi
Memahami perubahan ke atas organisasi menjadikan setiap elemen yang membentuk organisasi menjadi semakin penting. Sebagai contoh, Haji Samuri terkenal dengan Sate Kajang. Melalui proses transformasi yang dilalui dalam penghasilan produk dan kerja, jenama Sate Kajang sudah sebati dengan Haji Samuri.
Kejayaan beliau dikaitkan dengan pengurusan operasi iaitu kaedah yang diguna pakai untuk mereka bentuk, mewujudkan operasi dan kawalan ke atas sumber untuk diberikan kepada pelanggan.
Proses transformasi yang dimaksudkan ialah satu proses di mana organisasi mencipta nilai-nilai yang terdapat pada input dan ditukarkan kepada output (hasil).
Organisasi hari ini berkembang daripada sebuah entiti yang kecil kepada konglomerat yang besar dan kompleks. Bagi mempastikan organisasi ini terus berkembang dan kompetetif, budaya kerja adalah teras kepada kejayaan kerja berpasukan ini.
Syarikat-syarikat multinasional dari Jepun, Korea dan Jerman sentiasa menerapkan budaya kerja yang positif. Budaya kerja 5S umpamanya, telah menjadi satu kemestian dalam organisasi seluruh dunia dan tidak lagi hanya diamalkan di Jepun.
Bagi istilah yang lebih menarik, budaya kerja ini disebut sebagai budaya korporat yang melambangkan identiti dan hala tuju organisasi. Budaya korporat Matsushita Electric ialah:
-Berkhidmat kepada negara melalui industri
-Keadilan
-Harmoni dan kerjasama
-Perjuangan ke arah kebaikan
-Bersopan dan berperikemanusiaan
-Penyesuaian dan penyerapan, bersyukur
Asas kepada kejayaan kerja berpasukan ialah organisasi harus mempunyai budaya kerja masing-masing supaya kepercayaan, nilai dan norma yang dikongsi oleh semua anggota kumpulan dapat memacu kejayaan yang lebih cemerlang.
Budaya korporat yang difahami dan dikongsi bersama juga berfungsi sebagai pendorong anggota organisasi untuk menghapuskan sifat-sifat negatif seperti malas bekerja, tidak peka dan reaktif. Secara tidak langsung, anggota organisasi yang enggan memajukan diri, bermuka-muka, lembab dan tidak tidak berkesan akan diketepikan.
Budaya kerja mempunyai kesan ke atas prestasi organisasi yang benar-benar ingin merealisasikan matlamat penubuhannya. Antara kesan tersebut ialah:
-Budaya kerja mempengaruhi struktur operasi dan produktiviti. Memberi penekanan kepada nilai-nilai yang diingini dalam organisasi dapat merangsang anggota pekerja untuk menyerlahkan potensi diri mereka.
-Membantu mewujudkan matlamat pensosiolan di kalangan anggota pasukan seperti kerjasama, jujur dan komunikasi terbuka.
-Kepercayaan organisasi dan iltizam moral menentukan bentuk dan moral organisasi.
Produktiviti yang tinggi adalah satu contoh pencapaian yang cemerlang setelah penyerapan budaya kerja yang terurus dan terancang dilakukan. Kepercayaan terhadap nilai-nilai yang disepakati dapat menyuburkan kesedaran berganda kepada setiap anggota bagi mencapai matlamat bersama.
Isu dan cabaran kerja berpasukan
Kerja berpasukan tidak secara automatik meningkatkan produktiviti atau prestasi kerja. Jadi, apakah yang menjadi isu dan cabaran bagi membentuk kerja berpasukan yang berkesan?
Pakar pengurusan, Peter F. Drucker pernah menyifatkan trend berpasukan ini semakin menurun kerana kerja secara pasukan menjurus kepada kekecewaan. Maksudnya ialah kerja berpasukan ada kalanya tidak perlu kerana bagi sesetengah keadaan, keputusan yang diambil oleh seorang lebih baik dan berkesan.
Pandangan seperti ini boleh mempengaruhi ramai orang kerana kesannya ke atas keberkesanan kerja berpasukan. Bagaimanapun banyak kajian yang mengaitkan kerja berpasukan menjadikan prestasi kerja lebih baik sekali gus menolak anggapan Drucker sebelum itu.
Cabaran utama dalam kerja berpasukan ialah memberi kefahaman kepada anggota organisasi. Ini kerana matlamat yang difahami sahajalah yang mampu menggerakkan seluruh fikiran dan tenaga pasukan bagi menjayakannya. Ia juga menyemai komitmen yang bersepadu dan sanggup berkorban.
Individu yang cekap atau mempunyai tahap kompetensi yang relevan dengan tugas dapat menyumbang kepada kerja berpasukan yang lebih cemerlang.
Mewujudkan kepercayaan yang dikongsi bersama adalah umpama berhadapan dengan duri-duri di atas jalan. Kesusahan, kesakitan dan turun naik semangat kerja diukur dengan tahap integriti, watak dan bentuk komunikasi di antara satu sama lain. Komunikasi yang berkesan boleh memberi panduan kepada anggota organisasi bagi mengurangkan salah faham, merangsang kejelekitan dan cepat bertindak balas apabila berhadapan dengan sebarang masalah.
Kepimpinan berkesan amat diperlukan oleh organisasi khususnya ketika menghadapi situasi sukar. Pemimpin mengembalikan seluruh operasi organisasi pada landasan yang betul, memberi harapan kepada ahli, meningkatkan keyakinan diri setiap orang dan meniup semangat merealisasikan potensi diri. Kepimpinan berkesan bukan hanya menunjukkan arah atau mengawal sebaliknya berperanan sebagai fasilitator atau pembimbing.
Cabaran terakhir kerja berpasukan ialah mewujudkan suasana kondusif yang membantu perkembangan organisasi. Ia termasuk menyediakan latihan, insentif, penghargaan dan sumber-sumber yang merangsang pencapaian prestasi kerja.
Rumusan
Kejayaan organisasi tidak lagi dikaitkan secara langsung dengan prestasi individu. Malahan kejayaan demikian dilihat sebagai fungsi sempurna sebagai sebuah organisasi atau sebuah pasukan. Bagi menyerlahkan prestasi ini, setiap anggota mesti berupaya berkomunikasi secara terbuka dan jujur di antara satu sama lain, berani menghadapi konflik dan bersedia menerima perbezaan pendapat.
Kerja berpasukan yang mantap seringkali dibayangi oleh individu yang mempunyai pencapaian luar biasa. Jawatan presiden atau setiausaha tidak lebih daripada pembimbing atau pemudah cara kerana dalam organisasi, setiap orang mempunyai peranan masing-masing. Mereka bekerja, berfikir dan bertindak kerana yakin kerja berpasukan dapat menyelesaikan banyak masalah.
Rujukan
Jaafar Muhamad. 1997. Kelakuan Organisasi. Kuala Lumpur: Leeds Publications. Edisi kedua.
McShane, S.L dan Von Glinow, M.A. 2003. Organizational Behavior. New York: Mcgraw-Hill Companies, Inc. Second edition.
Robbins, S.P dan Decenzo, D.A. 2004. Fundamentals of management: essential consepts and applications. New Jersey: Pearson Prentice Hall. Fourth edition.
Robiah K. Hamzah. 1995. Remaja dan Kepimpinan Persatuan. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
